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合同履行是完成交易的阶段,无论是合同范本库、合作方的资信评估、合同智能起草、合同智能审核等,其最终目的就是为了合理控制合同履行中的风险,或即使有了风险也可以尽量减少风险带来的损失。

但由于合同履行又是各业务部门具体负责,且合同每个节点的执行过程和验收标准不可量化,手动添加合同履行完成信息费时费力,所以合同履行监控也是合同管理深水区和困难点。

合同履行有哪些业务需求?如何通过设计解决合同履行监控的痛点,发挥信息系统的价值?下面具体介绍一下。

 

一、监控痛点

相对于合同前期的合同审批、合同签订管理,企业对合同履行意识不强、重视不足,管理不到位;

企业合同归口管理部门(一般是法律部)不是业务执行部门,对业务的实际进展不了解,通过业务部门获取履行信息是个难点;

对合同履行情况进行抽查,抽查合同的样本是否具有代表性、是否合理,查出问题最终是否能够对业务部门构成约束等。

 

二、监控手段

为了解合同实际履行进度,避免合同履行超期风险的发生,可以通过履约提醒、履约反馈、风险点检查、合同履约抽查、系统集成等方式了解合同的实际履行情况。

履约提醒,通过预设履行计划及时提醒履约负责人按要求履行合同,是解决履约意识不强的重要手段。

可以通过从合同文本中智能化提取较为明确的时间节点或是通过手动方式添加,最终确认合同履行计划信息应设计在合同用印节点,一是合同内容已经最终确定;二是合同管理人员可以通过用印节点检查控制。

当然,合同计划是可以修改的,但修改须要系统留痕,为后续合同履约质量的统计提供数据支持。根据合同履行的实际情况,填写计划反馈。

需要支持计划外履行情况的填写,方便承办人记录重要的履行信息。建议合同履行支持移动端提醒和添加信息,否则推广效果不佳。

数据集成,是获取系统集成方式获取业务系统中合同实际履约情况的重要方式。

系统集成后不仅及时获取了合同履行情况,而且没有增加业务一线人员的工作量,避免二次录入情况。

通过数据中心、接口服务方式均可以,大部分大型企业已经完成合同管理系统与实际履行合同的业务系统进行连接,与财务系统连接(大部分合同涉及收付款的履行),这也是目前解决履行监控难点的主要方式。

但目前的系统集成面临系统改造带来的风险,且成本高周期长。

合同履约抽查,是为了合同管理人员,了解公司履行情况而设计的功能,通过随机或选定组织、合同金额、合同类型、签订时间、抽查份数等维度信息,进行抽查并辅助抽查人员生成报告。

抽出中可以使用大数据技术进行归类筛选,进一步保证抽查的代表性和全面性。同时,将抽查结果进行排名公布或是列入公司考核制度,是目前保证对业务部门构成约束的主要措施。

 

三、异常履约

再好的合同风险防控机制,也无法避免因周围环境或是不可抗力的原因发生异常履约。

合同管理系统首先要支持异常履约合同的管理,再次合理的记录异常履约情况对于发现和分析业务运行和管理上的漏洞有着非常重要的价值。

异常履约主要包括合同变更、合同中止、合同解除等情况。

合同变更是个较为复杂的业务,合同变更会影响合同的数据分析。

因此,设计时要考虑根据合同类型不同进行分别设计。如采购合同一般合同金额、交付时间比较明确,管理要求也是比较细致,不仅要记录合同变更的原因、还要区分金额变更、时间变更还是条款变更。

变更可以针对主合同也可以针对变更后的进行变更,理论上没有限制,变更前后的合同要通过关联关系进行追溯,计算最终的合同履行金额和交付节点。如果管理水平达不到,也可以通过覆盖式变更简要化处理,即系统中签订新合同后旧合同自动废止。

合同中止和解除的情况相对比较简单,但也非常的重要。比如有一个建设工程公司,将租赁的大型设备运到施工现场后,因某些事项未能与甲方协商一致,导致合同中止造成很大的损失。合同解除需要记录已经执行金额或完成事项,会对合同的统计造成影响。

 

四、思路拓展

下一步如何解决合同履行监控的难点?提供一下解决的思路。

一是RPA集成方式,RPA( Robotic Process Automation 机器人流程自动化软件),是一种新型的人工智能的虚拟流程自动化机器人,提供非侵入式的系统表层集成。减少合同与业务系统间因集成可能带来的风险,降低成本缩短周期。

二是数据对比,需要根据信息化的现状和管理的要求,构建对比模型,梳理可以满足对比条件的某类合同,设定对比的指标区间,以图形化方式展示类似合同的履行节点。

同时,可以通过引入外出数据提醒履行风险,如合同相对的资信变化、行业监管要求变化等。

三是设置关注,根据系统分析添加风险检查点。

针对风险频发高发或是重大合同可以设置为关注合同,每周或每月定期检查履行情况,加强对合同履约负责人的要求,及时跟进合同履行情况。

风险检查点主要是由合同审核人员添加,为了提醒合同承办人,在指定时间段内,关注关键信息收集及交付成果确认等。

作者 cc180183

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